Documentele primare ce stau la baza inregistrarii in contabilitate a unei afaceri sunt foarte necesare si importante pentru domeniul de activitate al acesteia si pentru bunul mers al afacerii in cauza. Expertii contabili trebuie sa consemne de fiecare data cand se efectueaza o operatie economica si financiara, prin intermediul documentelor justificative sau primare ce cuprind urmatoarele elemente majore:

• Denumirea documentului
• Sediul unitatii si denumirea unitatii care a intocmit documentul in cauza
• Data si numarul intocmirii documentului in cauza
• Procesele ce au legatura cu obtinerea produselor(cuprinsul operatiunii economice) si procesele legate de finante, bani(continutul operatiunii financiare)
• Precizarea partilor care iau parte la efectuarea operatiilor economice si financiare
• Datele calitative si cantitative legate de operatia economica si financiara efectuata
• Prenumele si numele, dar si semnaturile persoanelor care efectueaza operatia economica si financiara, ale persoanelor ce au atributii de control financiar preventiv si ale celor care sunt indreptatite sa aprobe operatiile in cauza

Rolul documentelor contabile efectuate de catre o firma de contabilitate ca si contaexpertsv  este de a inregistra in ordine cronologica si sistematica  operatiunile economico-financiare efectuate. Contabilitatea si documentele contabile primare au o relatie cu dublu sens:

1. Toate documentele justificative sunt reflectate in contabilitate, inregistrandu-se o imagine sintetica a operatiunilor in cauza;
2. Toate inregistrarile si reflectiile din contabilitate au o baza reprezentata de documente justificative, care sa dovedeasca activitatile intreprinse;

Inregistrarea informatiilor si datelor sub forma de documente se face fie manual, in scris, fie masina de scris sau prin tehnoredactare la calculator, cu ajutorul tehnicii de calcul. Totul trebuie sa fie impecabil, fara stersaturi sau ingrosari ale cuvintelor.

Erorile care se produc totusi nu se sterg, insa pot fi taiate cu o linie orizontala, deasupra trecandu-se datele corecte. Aceste corecturi nu se fac doar pe primul exemplar, ci pe toate exemplarele in cauza, si apoi sunt verificate de catre persoana care a facut corectura, trecand si data la care a fost efectuata.

Insa, in documentele pe baza carora se primeste, se justifica sau se elibereaza numerarul nu este voie a se face corecturi. Daca erori se produc in cazul operatiunilor de predare-primire, acestea vor fi confirmate atat de persoana care preda documentul in cauza, dar si de persoana care primeste acel document.

Documentele justificative primare din contabilitate pot fi clasificate in functie de rolul lor, dupa modul de circulatie, dupa aria de utilizare si dupa regimul de circulatie. Dupa rolul acestora, documentele justificative pot fi primare, cumulative sau registre contabile. Dupa modul de circulatie, documentele justificative pot fi cu format tip prestabilit sau cu format liber.

Dupa aria lor de utilizare, documentele pot fi comune pe economie sau specifice unor anumite domenii de activitate iar dupa regimul de circulatie pot fi documente cu regim special sau documente cu regim normal.